Pourquoi utiliser ce modèle en ACM ?
Fiche de préparation opérationnelle d’une sortie avec effectifs, encadrement, trajet et mesures de sécurité. Cette fiche a été conçue pour répondre à une intention précise : trouver un support exploitable, comprendre son rôle dans le dossier ACM et savoir comment le personnaliser sans le confondre avec une pièce officielle.
Dans le domaine « présences, sorties, déplacements et transports », la qualité du document dépend surtout de sa cohérence avec la réalité de l’accueil. Ces documents répondent à une logique opérationnelle : savoir qui est présent, qui est parti, qui accompagne le groupe et quelles informations doivent rester disponibles pendant le déplacement. Ils doivent être simples à utiliser sur le terrain, sans ambiguïté entre un outil de pointage interne et une liste réglementaire imposée pour une situation précise.
Une fiche de sortie doit rassembler les informations opérationnelles que l’équipe emporte : groupe, encadrants, destination, horaires, transport, contacts et points de vigilance propres à l’activité.
Dans la bibliothèque AnimyJob, cette fiche est classée dans « Présences, sorties et transports ». Cette ressource contribue à sécuriser le comptage, les déplacements et les transports en conservant une information fiable avant, pendant et après la sortie. Ce support est un outil de conformité et d’organisation : il aide à préparer ou démontrer les vérifications, sans devenir à lui seul une autorisation administrative.
Le modèle ou la ressource ne doit donc pas être utilisé comme un document isolé. Il doit s’insérer dans le dossier de l’accueil, être relié aux pièces complémentaires et correspondre à la période, au public et à l’organisation réellement mis en place.
Ce que contient le fichier à télécharger
Le fichier fiche de sortie ou activité extérieure est volontairement structuré pour être rempli rapidement tout en laissant la place aux informations propres à la structure. Selon la version actuelle, on y retrouve notamment :
Sortie
Groupe
Trajet
Sécurité
Validation
Comment remplir et utiliser ce modèle ACM
Identifier l’accueil concerné
Renseignez la structure, la période et les personnes concernées. Évitez les modèles génériques réutilisés sans date : le document doit pouvoir être rattaché immédiatement à l’accueil réel.
Compléter uniquement les rubriques utiles
Utilisez les champs prévus dans le modèle et adaptez-les à votre fonctionnement. Pour fiche de sortie ou activité extérieure, ne conservez pas une rubrique qui créerait une ambiguïté ou demanderait une donnée inutile.
Faire relire par la personne responsable
Le directeur, l’organisateur ou le professionnel compétent selon le sujet doit vérifier la cohérence du support avant utilisation. Cette relecture est particulièrement importante pour les informations de sécurité, de santé, d’encadrement ou de transport.
Dater et figer la version utilisée
Travaillez dans le DOCX, puis archivez si besoin une version PDF datée. Vous évitez ainsi que plusieurs versions contradictoires de fiche de sortie ou activité extérieure circulent dans l’équipe.
Classer avec les justificatifs associés
Le support doit rester disponible pendant toute la sortie ou le transport, puis être rangé dans le dossier de l’accueil si une traçabilité est utile. Pour les transports, conservez séparément les justificatifs émis par le transporteur ou l’organisateur lorsqu’ils sont nécessaires.
Exemple concret en ACM
Un groupe part en forêt pour l’après-midi : la direction conserve la destination et l’horaire prévu tandis que l’équipe emporte les informations nécessaires au groupe.
Les décisions à prendre avant d’utiliser fiche de sortie ou activité extérieure
- Déterminer qui remplit ou contrôle « Fiche de sortie ou activité extérieure » et à quel moment du fonctionnement il doit être disponible.
- Vérifier que le support correspond bien à « Accueil collectif de mineurs » et au niveau affiché sur la fiche.
- Choisir le bon support selon qu’il s’agit d’un pointage interne, d’une sortie, d’un transport en véhicule léger ou d’une liste nominative spécifique à un autocar.
- Identifier les pièces associées : sortie, groupe, trajet, sécurité.
- Prévoir la manière dont une modification sera datée, communiquée et archivée afin d’éviter plusieurs versions contradictoires.
Situations dans lesquelles cette ressource est utile
- Au départ et au retour d’une sortie
- À chaque changement de lieu ou de sous-groupe
- Avant un départ en autocar ou en minibus
- Lors d’un contrôle des effectifs et de l’encadrement
- Lors de la préparation du dossier « Présences, sorties et transports » avant une nouvelle période
- Après toute modification ayant un impact sur fiche de sortie ou activité extérieure
- Lors d’une vérification interne avant ouverture ou avant un contrôle
Les points à contrôler
- effectif réel du groupe
- identité des accompagnateurs
- horaires de départ et de retour
- coordonnées utiles en cas d’urgence
- document adapté au mode de transport et à la situation
- date et version du support réellement utilisé
- cohérence avec les autres pièces du même dossier
- personne responsable de la mise à jour identifiée
Pour qui et dans quel contexte ?
Classement et conservation
Le support doit rester disponible pendant toute la sortie ou le transport, puis être rangé dans le dossier de l’accueil si une traçabilité est utile. Pour les transports, conservez séparément les justificatifs émis par le transporteur ou l’organisateur lorsqu’ils sont nécessaires.
Comment adapter le document à votre structure
- Remplacer les zones génériques par le nom de la structure, la période et les coordonnées réellement utilisées.
- Supprimer les champs qui ne servent pas à votre organisation plutôt que de collecter des informations inutiles.
- Ajouter uniquement les consignes propres à votre fonctionnement lorsqu’elles restent compatibles avec les textes et documents officiels applicables.
- Vérifier que les personnes chargées d’utiliser fiche de sortie ou activité extérieure savent où trouver la version de référence.
- Conserver l’identifiant AJ-ACM-016 et la date de version du modèle AnimyJob si vous personnalisez le DOCX, afin de savoir de quelle base vous êtes parti.
Fiche de sortie ou activité extérieure : les documents qui ont un autre rôle
Dans un dossier ACM, plusieurs pièces peuvent contenir des informations proches sans avoir la même fonction. Cette ressource ne doit pas être confondue avec :
- un formulaire officiel, récépissé, attestation ou décision émis par une administration ou un tiers compétent
- un autre document du dossier ACM ayant une fonction différente, même s’il contient certaines informations proches
- une simple note informelle ou un échange oral qui ne permet pas la même traçabilité
Qui doit pouvoir consulter cette ressource ?
Les listes de mineurs emportées en déplacement doivent rester sous la responsabilité de l’équipe. Limitez les données au nécessaire et récupérez ou détruisez les copies de travail devenues inutiles.
Pour fiche de sortie ou activité extérieure, appliquez un principe simple : la personne qui consulte le document doit avoir une raison opérationnelle de le faire. Les copies de travail devenues inutiles doivent être récupérées, classées ou détruites selon les règles de l’organisateur.
Erreurs à éviter avec fiche de sortie ou activité extérieure
- utiliser le modèle sans l’adapter à la période ou à la structure
- laisser une version non datée circuler dans plusieurs dossiers
- ajouter des informations inutiles ou sensibles sans raison opérationnelle
- confondre un outil AnimyJob avec un formulaire, une attestation ou une décision officielle
- ne pas mettre à jour le document lorsqu’un élément important change
- copier une ancienne version sans vérifier si la situation a changé
- laisser des champs génériques ou contradictoires dans la version finale
Ce que le modèle AnimyJob ne remplace pas
Ce support AnimyJob est un modèle pratique. Il ne remplace pas un formulaire officiel, une décision administrative, un avis professionnel ou les obligations propres à votre situation.
Si votre situation nécessite un CERFA, un récépissé, une attestation, une prescription, un PAI, un document du gestionnaire des locaux ou une décision administrative, utilisez la pièce délivrée par l’émetteur compétent. Le fichier proposé ici reste un outil de travail interne.
Sources officielles vérifiées
La dernière vérification de cette fiche s’appuie sur Législation et réglementation des accueils collectifs de mineurs, Activités physiques en ACM.
Référence(s) mentionnée(s) dans le catalogue : CASF, notamment L.227-1 à L.227-12 et R.227-1 à R.227-30 Arrêté du 25 avril 2012 pris pour l’application de R.227-13.
La date de vérification ne signifie pas que le contexte restera inchangé indéfiniment : avant une nouvelle saison ou une situation particulière, relisez la source officielle si le document a une portée réglementaire ou locale.
CASF, notamment L.227-1 à L.227-12 et R.227-1 à R.227-30
Source contrôlée le 28/08/2026Arrêté du 25 avril 2012 pris pour l’application de R.227-13
Source contrôlée le 28/08/2026Questions fréquentes sur fiche de sortie ou activité extérieure
À quoi sert fiche de sortie ou activité extérieure ?
Fiche de préparation opérationnelle d’une sortie avec effectifs, encadrement, trajet et mesures de sécurité. Il sert surtout à organiser une trace claire et réutilisable dans le fonctionnement de l’accueil.
Le modèle fiche de sortie ou activité extérieure est-il officiel ?
Non. Lorsqu’il est identifié comme « Modèle AnimyJob vérifié », il s’agit d’un support privé construit à partir des sources citées. Si une administration impose son propre formulaire, la bibliothèque renvoie vers celui-ci séparément.
Peut-on modifier le fichier Word ?
Oui. Le DOCX est précisément fourni pour adapter les rubriques, l’en-tête, la période, le nom de la structure et les modalités internes. Il faut toutefois conserver les informations utiles au cadre de l’accueil.
Quelle version faut-il archiver ?
Conservez la version effectivement utilisée, datée et, lorsqu’une validation ou signature est nécessaire, la version correspondante. La page indique également la version du modèle AnimyJob et sa date de vérification.
Faut-il vérifier autre chose avant de l’utiliser ?
Oui. Vérifiez les sources officielles affichées, les consignes de votre organisateur et, lorsque la situation dépend d’un service local, les instructions de votre SDJES, PMI ou autre autorité compétente.
Faut-il emporter une copie pendant une sortie ?
Cela dépend du document et de l’organisation. L’équipe doit disposer des informations nécessaires au groupe et aux urgences, tout en limitant les copies comportant des données personnelles.
À quel moment faut-il recompter le groupe ?
Le pointage doit être adapté au risque : départ, arrivée, changement de lieu, transport, séparation ou regroupement des sous-groupes et retour sont des moments classiques de vérification.
Quand faut-il mettre à jour ou revérifier « Fiche de sortie ou activité extérieure » ?
Mettez à jour le support dès qu’un élément déterminant change : période, personne, coordonnées, local, organisation, activité, prescription ou consigne selon le sujet. Une version datée doit permettre d’identifier ce qui était réellement applicable au moment de l’accueil.
Quand revoir ce document dans votre classeur ACM ?
- Avant chaque nouvelle période d’accueil, vérifier que la version utilisée correspond toujours au fonctionnement de la structure.
- Après un changement de responsable, de local, de prestataire, d’activité ou de procédure, revoir immédiatement les documents concernés.
- Lorsqu’AnimyJob publie une nouvelle version, comparer le journal des modifications avant de remplacer votre modèle personnalisé.
- Pour les ressources officielles, privilégier systématiquement le lien de l’émetteur plutôt qu’une copie enregistrée plusieurs mois auparavant.
Historique de vérification
Version V2 vérifiée et publiée. Les formulaires officiels éventuels restent référencés séparément.